يكتب في نهاية محضر الاجتماع ، والتي تعتبر من أهم المهارات الأساسية التي تتطلبها الوظيفة ، حيث تتمثل في مجموعة من الملاحظات التي يتم تدوينها خلال الاجتماع ، والتي يتم من خلالها تسليط الضوء على القضايا الرئيسية التي تمت مناقشتها ، و يتم تقديم الاقتراحات المناسبة والتصويت عليها ، ومن أهمية هذا المقال الذي يقدمه. يقدم الموقع شبكة حصريات الإخباريي ، من خلال سطوره التالية ، تعريفًا كاملاً لجميع المعلومات المتعلقة بمحضر الاجتماع ، وسيتم الإشارة إلى أهم الأشياء والنصائح التي يجب معرفتها في الكتابة الصحيحة للمحضر.
محضر الاجتماع
هي ملاحظات مأخوذة من المناقشات والقرارات المتخذة خلال الاجتماعات ، سواء في الأماكن الرسمية أو غير الرسمية ، حيث يتم تسجيل مذكرات الاجتماع لتوفير سجل للمناقشة للرجوع إليها مستقبلاً ، ويحتوي محضر الاجتماع على عدد من النقاط المهمة التي ينبغي تجدر الإشارة إلى أن الأهم هو موعد الاجتماع ، وأسماء المشاركين والمتغيبين ، وإقرار أو تعديل محضر الاجتماع السابق ، بالإضافة إلى معرفة القرارات التي يتم اتخاذها بشأن كل بند من بنود جدول الأعمال. ، مثل الأنشطة المضطلع بها أو المتفق عليها ، وغيرها.[1]
يجب كتابة المحضر في نهاية الاجتماع
تعد كتابة المحضر من أهم المهارات التي يجب أن يمتلكها كل موظف ، حيث يتم تمثيلها بسجل يتم من خلاله تسجيل النقاط الرئيسية التي تمت مناقشتها أثناء الاجتماع ، سواء كان ذلك بالصوت أو الفيديو ، أو التسجيل الصوتي ، أو الكتابة المباشرة ، حيث يتم كتابة الملاحظات بصيغة الماضي وتوقيعها. هناك عدة أمور مهمة تكتب في نهاية المحضر ، لأنها تتضمن كل من وقت الانتهاء ، وتوقيع المشاركين ، بالإضافة إلى تحديد موعد الاجتماع التالي ، لأننا من هنا نستنتج أن الإجابة الصحيحة على السؤال المطروح هو ما يلي:[2]
إقرأ أيضا:من هو حارس منتخب الأرجنتين لكرة القدم- حدد وقت الانتهاء.
- توقيع الحضور.
- اضبط وقت الاجتماع التالي.
راجع أيضًا: ما الفرق بين الدقائق والتقارير؟
خطوات كتابة البروتوكول
يعد تكوين سجل دقيق لما حدث خلال المناقشة في الاجتماع من أهم الموضوعات التي يجب الاهتمام بها أثناء الاجتماعات التي تعقد في المؤسسات أو الشركات. تستند هذه المجلة إلى خمس خطوات رئيسية ، وهي كالتالي:[3]
- مرحلة التخطيط المسبق.
- مرحلة التسجيل.
- مرحلة الكتابة.
- مرحلة مشاركة محضر الاجتماع.
- مرحلة حفظ السجل للرجوع إليه في المستقبل.
أشياء يجب مراعاتها عند كتابة الدقائق
هناك بعض الأسئلة والنصائح المهمة التي يجب اتباعها عند كتابة محضر الاجتماع ، وهي كالتالي:[4]
- اكتب أرقام وأسماء الأعضاء الحاضرين.
- إبلاغ الأعضاء المتغيبين بالمناقشة والقرارات المتخذة.
- كتابة النقاط الرئيسية والنتائج والتوصيات من الاجتماع.
- اجلس بالقرب من رئيس الاجتماع لتسجيل القرارات.
- أدخل اسم وتوقيع معد محضر الاجتماع.
- اكتب محضر الاجتماع بالكامل بصيغة الماضي وتأكد من توقيعه إذا كان رسميًا.
- للحفاظ على السلامة النحوية والإملائية للسجل أو السجل ، وعدم كتابة الكثير من الآراء الشخصية.
انظر أيضًا: اكتب محضر الاجتماع الذي حضرته واختتم بالتوصيات المناسبة لموضوع الاجتماع
إقرأ أيضا:لماذا لم يخرج حميدان التركيهنا ينتهي المقال الذي احتوى على سؤال الكتابة في نهاية محضر الاجتماع ، بعد تقديم ما هو محضر الاجتماع وأهم المعلومات عنه ، وكذلك أهم الأمور والنصائح المفيدة التي يجب معرفتها. محضر الاجتماع عند كتابة المحضر.
